Estimada comunidad.
A continuación se exponen los principales aspectos a rendir durante la sesión informativa a realizarse el 15/10/2024 a las 20:00 horas por vía telemática, UTILIZANDO LA APLICACIÓN TEAMS.
Temas a revisar según minuta de citación (VER)
- Presentación de rendición de cuentas:
- Título 1: reporte de gestión administrativa.
- Título 2: reporte de gestión técnica.
- Determinación de los integrantes del Comité de Administración mediante candidaturas o sorteo:
- Título 3: Acerca de la elección del nuevo Comité de Administración.
Enlace de reunión
La sala se abrirá con 30 minutos de antelación a la sesión y se permitirá el acceso hasta cinco minutos luego de iniciada la sesión.
Título 1: reporte de gestión administrativa
Reporte de gestión financiera para el período comprendido entre el 01 de noviembre de 2023 al 30 de septiembre de 2024.
El presente apartado comprende los siguientes aspectos a considerar:
- Resumen de cobros en colillas de avisos de cobro: fondos.
- Acerca del Fondo de Reserva.
- Detalle de ingresos y egresos.
- Resumen de períodos mensuales.
- Resumen de cobros y pagos
- Detalle de morosidad.
- Registro de pagos de multas
- Detalle de montos que no se han cobrado en colillas de Avisos de Cobro.
- Cartolas bancarias.
- Extra: detalle de cuenta bancaria Scotiabank y pago de deuda en Dirección del Trabajo.
- Extra 2: resumen de avisos de cobro de noviembre y diciembre 2023.
Haga clic en el área de su interés para acceder a la información correspondiente
De acuerdo con la Ley de Copropiedad, todo condominio debe conformar un fondo de reserva destinado a emergencias e imprevistos. Este fondo debe corresponder a un mínimo equivalente al 5% del total del gasto común de cada mes vencido.
El Conjunto Residencial Altos del Boldo se encuentra ajustado a este mínimo, por tanto, la variación de la distribución de dichos fondos está distribuida de la siguiente manera:
Algunos alcances:
- Se aprecia en los meses de noviembre y diciembre un fondo de indemnización laboral, el cual se generó durante el tiempo que el condominio tuvo contratado de manera directa a personal para jardinería. Este personal fue posteriormente desvinculado y contratado a una empresa externa, de modo que este fondo ya no fue necesario contratar.
- Adicionalmente, se aprecia que desde el mes de abril/2024 se determinó por parte del Comité de Administración una cota superior de $11.474.124 para gasto común. De esta manera, considerando los fondos disponibles de la comunidad, se logra programar el gasto que supere esa cota de una manera controlada en cuotas "flexibles". Con esto se logró un congelamiento en el costo del gasto común a cobrar de manera mensual sin sufrir alzas ni bajas. Esto se puede visualizar de la siguiente manera:
- Cuando el gasto del mes es mayor a la cuota se generan cuentas por cobrar.
- Cuando el gasto del mes es menor a la cota, se utiliza ese margen para recuperar saldos pendientes que meses anteriores superaron dicha cota.
Finalmente, en las siguientes secciones se analizará la variación del Fondo de Reserva en contraste con el pago de gastos comunes, además de transparentar las inversiones que están pendientes de cobro en los avisos de cobro de los próximos meses.
El Artículo Segundo de la Ley de Copropiedad define el fondo de reserva de la siguiente manera:
"Fondo destinado a cubrir gastos comunes urgentes, extraordinarios e imprevistos, incluidas las indemnizaciones y gastos por el eventual término de la relación laboral del personal contratado, si lo hubiere".
En consecuencia, el fondo de reserva se debe utilizar únicamente para dichos fines.
Pues bien, esto es en teoría. En la práctica, SI NO SE UTILIZAN ESTOS FONDOS HACE IMPOSIBLE PAGAR LAS OBLIGACIONES ECONÓMICAS DEL CONDOMINIO, debido a que el fondo destinado para gasto común es un "consumible" que equivale al 100% de las responsabilidades económicas adquiridas por el condominio, lo que genera como consecuencia que CON UNA UNIDAD QUE NO ESTÉ AL DÍA EN EL PAGO DE GASTOS COMUNES, SE DEBE UTILIZAR ESTE FONDO PARA SOLVENTAR.
Lo anteriormente descrito demuestra la importancia de que cada unidad se encuentre al día en el pago de las obligaciones económicas contraídas, considerando la importancia de disponer de fondos de reserva ante cualquier emergencia o imprevisto de la comunidad.
La siguiente tabla muestra la variación del fondo de reserva acumulado para el período a rendir.
De acuerdo con la información obtenida en las cartolas bancarias, el saldo bancario al término del ejercicio es $11.944.470. De estos datos es importante destacar lo siguiente:
- Existe un delta de $5.709.691, entre el saldo acumulado real a nivel histórico y el saldo acumulado ideal del período a rendir. Si se consultan las cartolas bancarias en enero del presente año (al inicio de la presente administración) se puede visualizar que el fondo de reserva (saldo restante luego del último pago de obligaciones económicas del condominio) en ese momento equivalía a $7.988.091. Esto sugiere que el fondo de reserva ha tenido una disminución en $2.278.400. Esta cifra se contrasta fielmente en los saldos a recuperar que se explican de manera general en el ítem 1 del presente reporte y se analizarán más adelante.
- Los índices de morosidad sugieren que el condominio debiese tener a su haber un monto mucho mayor, considerando que al mes de septiembre la comunidad presentaba una morosidad equivalente a $11.336.086 (incluyendo a morosos menores a 3 meses).
El siguiente apartado contiene información relevante respecto de los ingresos registrados en Edipro, la plataforma con la cual se realiza la gestión financiera del condominio.
Para los ingresos se deben tener en cuenta los siguientes detalles:
- Se consideran ingresos que cumplen en plataforma de envío:
- Comprobantes enviados a chaltosdelboldo@gmail.com.
- Comprobantes enviados vía EDIPRO.
- Se consideran ingresos que cumplen en forma de emisión:
- Comprobantes que indican departamento.
- Se consideran ingresos que cumplen en forma.
- Comprobantes que tienen, al menos, dos datos relevantes, aparte del monto: ejemplo: número de transacción y fecha contable.
- Los ingresos vienen desglosados por fondo dependiendo del orden de imputación del pago. Los pagos se imputan de la siguiente manera:
- Primero multas.
- Luego intereses
- Luego fondo de reserva
- Finalmente gasto común.
Mientras que para los egresos se debe tener en cuenta que los movimientos están reflejados en las respectivas colillas de gastos comunes.
Haga clic en el mes de su interés para obtener el detalle de ingresos y egresos correspondiente:
ENERO 2024 FEBRERO 2024 MARZO 2024 ABRIL 2024 MAYO 2024 JUNIO 2024 JULIO 2024 AGOSTO 2024 SEPTIEMBRE 2024
A diferencia del ítem anterior, en este apartado se reporta el resumen de cada período mensual con ingresos y egresos desglosados por fondo en general, el que comprende todos los meses.
El presente reporte contiene el resumen de los totales de cobros y pagos realizados por y a cada unidad del condominio para cada período mensual.
A continuación se describe la variación de la morosidad para cada mes vencido.
Historial de morosidad CH-AB
Se puede apreciar un aumento repentino en los índices de morosidad en junio. Esto se debió principalmente a que en dicho período no existió aviso de corte de suministro de suministro eléctrico debido al estado de emergencia del frente de mal tiempo del mes indicado.
A continuación se dispone del detalle de morosidad del condominio desglosado unidad por unidad.
De acuerdo con lineamientos definidos mediante acuerdo de Comité, el orden en el que se imputan los pagos es el siguiente:
- Multas.
- Intereses.
- Fondo de Reserva.
- Gasto Común.
De este modo, cuando un residente paga sus obligaciones económicas, el monto transferido se distribuye de acuerdo al orden de prioridad indicado recientemente.
El presente reporte indica la fluctuación de los pagos desarrollados durante el período de rendición.
A continuación se detallan los montos que no han sido cobrados en las colillas de gasto común y que ya están pagados a su respectivo proveedor.
Es importante destacar en este apartado lo indicado en el primer apartado de este título (resumen de cobros en colillas de avisos de cobro), en donde debido a que el condominio dispone de fondos suficientes para poder realizar distintos tipos de mejoras, se ha logrado establecer una cota superior para no aumentar el monto de los gastos comunes, prorrateando saldos pendientes mes a mes.
Estanques de sala de bombas
El 08 de abril de 2024 se comunicó acerca del recambio de los estanques hidroneumáticos de la sala de bombas, debido a que los existentes se encontraban finalizando su vida útil (VER CIRCULAR No. 8, 16/05/2024). Las faenas tuvieron un costo total de $3.890.937 y queda un saldo restante por recuperar de $403.440.
Reparación de barreras de entrada y salida
El 01 de marzo de 2024 hubo un incidente que conllevó la necesidad de reparar las barreras de entrada y salida del condominio (Circular No. 1, del 06/03/2024). La barrera de entrada se encuentra en estado de cobro a la unidad causante de los daños, mientras que la barrera de salida se averió producto de una falla del sistema cuando un vehículo iba saliendo, lo cual es responsabilidad del condominio. A eso, para aprovechar la visita del proveedor, se sumó la reparación de una cámara de seguridad y el ajuste de cremalleras del portón de acceso vehicular.
De este ítem, se invirtió un total de $1.314.950, en donde queda un saldo pendiente por rendir en las colillas de GGCC de $722.925.
Trabajos de mejoramiento en sistemas de seguridad.
Durante septiembre se llevaron a cabo las siguientes labores de mantenimiento (VER INFORME):
- Traslado de antena TAG en barrera de entrada: con esto no será necesario esperar la apertura del control para poder ingresar durante la noche.
- Renovaciones de CCTT. Se instalaron puntos eléctricos para distribuir mejor la carga eléctrica de la instalación, mejorando en visualización y seguridad.
- Compra de motor para portón vehicular en el portón vehicular (entrada).
- Mantención de cerco eléctrico.
Estos trabajos tuvieron un costo de $2.996.000, quedando un saldo por ingresar en las colillas de GGCC de $1.996.000.
Mantenimiento anual de sala de bombas
El 16/09/2024 se reportó mediante "Diario Mural" problemas con abastecimiento de agua en la sala de bombas por fallas en sensores de nivel. Posteriormente se detectó que, además de cambiar los sensores correspondientes, se debió realizar mantenimiento correctivo para garantizar la vida útil de las bombas, además de cambiar la válvula de compuerta que conecta uno de los estanques de agua potable con el sistema de presurización de la sala de bombas (Reporte en proceso de elaboración).
Estos trabajos tuvieron un costo total de $1.798.800 y el 100% está pendiente de registrar en las colillas de GGCC.
MONTO TOTAL POR INSCRIBIR EN COLILLAS DE GASTOS COMUNES: $4.921.165.
A continuación se hace entrega del material bancario entregado a la administración vía correo electrónico para la revisión de los Estados Financieros de la comunidad.
Es importante destacar que, para estos efectos, ALENSO INGENIERÍA SPA no tiene acceso a los fondos ni a consultas bancarias. La documentación adjunta es entregada directamente por el Comité de Administración y ALENSO INGENIERÍA SPA no realiza ninguna transferencia desde la cuenta del condominio. Es por esto que, en los reportes de gestión mensual, se acompaña un documento llamado CARTOLA ADMINISTRATIVA, la cual da cuenta de la rendición correspondiente de los dineros que son transferidos directamente a la administración desde la cuenta de la comunidad.
El 25/05/2024 se envió por los medios masivos oficiales de la comunidad (Edipro y Diario Mural) un comunicado del Comité de Administración dando cuenta del pago de la deuda que tenía el condominio con la Dirección del Trabajo desde el año 2018. Esto facilitó la obtención de la nueva cuenta corriente bancaria y, gracias al seguro cobrado por siniestros ocurridos el año 2019 se pudo cancelar sin la necesidad de insertar este pago en las colillas de gasto común.
El comunicado emitido por el Comité se puede visualizar a continuación.
Teniendo en consideración los siguientes aspectos:
- El Comité de Administración inició el presente período en noviembre/2023.
- La administración actual inició labores en enero/2024.
La administración ha determinado, por temas de transparencia, mantener inalterable la información entregada por la administración anterior, con el objetivo de entregar una copia fiel de la gestión realizada de manera previa.
A continuación se entregan los reportes de gasto común correspondientes a los períodos de noviembre y diciembre 2023.
Título 2: reporte de gestión técnica
Reporte de gestión técnica para el período comprendido entre enero 2024 y septiembre 2024.
El presente título contiene los principales avances desarrollados durante el presente período, incluyendo tanto gestión del Comité de Administración en proceso de salida como de la administración en curso de manera combinada.
Para el presente apartado se considerarán los ítems indicados en las distintas colillas de gastos comunes para la entrega de una evidencia unificada.
Gestión previa al inicio del período administrativo actual.
El Comité ha trabajado para la comunidad desde mucho antes!
Es por eso que es imperioso informar el estado en el que el Comité de Administración recibió el condominio, para realizar un contraste con el estado actual. La siguiente galería indica el cómo se encontraban los espacios comunes previo a la designación del Comité de Administración
ANTES
AHORA
Detalle de avances mensual
¿Y qué se ha realizado durante el año?
A continuación se detalla el avance mes a mes de la comunidad en materias del orden técnico.
- Instalación de cerámica en las entradas de las torres y escaleras de todos los pisos.
- Instalación de púas en coronas de las 13 torres para evitar instalación de palomas.
- Instalación de 6 cámaras de seguridad en las plazas.
- Instalación de 9 tapas en llaves de paso de agua potable de las entradas de cada torre.
- Cambio de llaves comunes a llaves de bola en las llaves de paso de agua potable de las entradas de cada torre.
- Arreglos de techumbres en todo el condominio por los daños ocasionados en los temporales de agosto 2023 (financiado por el seguro).
- Instalación de nueva administración: ALENSO INGENIERÍA SPA (QUIENES SUSCRIBEN).
- Montaje de plataforma EDIPRO, para la gestión de gastos comunes. Ahora la comunicación es centralizada, privada y accesible en cualquier momento y lugar.
- Actualizaciones de Registros de Copropietarios y Residentes.
- Mantenimiento de cámaras de seguridad: cambio de disco duro por uno de mayor capacidad. Ahora el tiempo de grabación es mayor. Abastecimiento de dispositivos TAG
- Instalación de sistemas de riego programado en perímetros Piloto Oxilia - Circunvalación.
- Mantenimiento de extintores de incendio. Se hizo mantención a todos los extintores existentes y se agregó un extintor adicional a cada torre.
- Cambios a nivel de personal: se optó por externalizar la mantención de jardines en búsqueda de mejores resultados. Asume Vida Verde SpA, representada por el Sr. Jorge Pacheco.
- Cambio en servicios de control de roedores: Asume FUMI ALL EIRL, a cargo del Sr. Sergio Lagos. Esto obedeció a los frecuentes "eventos" que fueron ocurriendo durante los últimos dos períodos mensuales.
- Se instalaron 13 nuevos extintores, uno para cada torre, con sus respectivas señaléticas.
- Se realizó estudio del estado de la sala de bombas en búsqueda de soluciones técnicas para la filtración de aguas subterráneas (VER REPORTE)
¡Mes de reparaciones!
- Fuga hidráulica en torre 2
- Fuga hidráulica en torre 3
- Fuga hidráulica en torre 7
Además, se instalaron los estanques hidroneumáticos en la sala de bombas (indicado en título anterior).
- Compra de limpia-pies para los accesos de cada torre.
- Reparaciones de fugas hidráulicas: torre 2 (piso 1) y torre 3 (entre pisos 1 y 2).
- Reparación de voladuras de tejas asfálticas en torres 2, 3 y 4.
- Reparación de techumbre de portería.
- Limpieza de canaletas de coronación en techumbres.
- Reparación de luminarias. Primera intervención masiva en recambio de ampolletas y focos en todo el condominio.
- Cambio en sistema de comunicación de reportes: se estrena portal de la comunidad. Ahora los reportes son totalmente en línea, facilitando la lectura de los mismos.
- Se inicia con el sistema de REPORTE DE GESTIÓN MENSUAL, que da cuenta de la gestión en detalle mes a mes, sin necesitar de esperar la realización de rendiciones mediante asamblea.
- Se desarrollan inspecciones aéreas e "in situ" de techumbres.
- Se realiza reparación de teja asfáltica en las torres 3, 4, 8, 9, 10 y 11.
- Reparación de fuga hidráulica en torre 8.
- Instalación de cintas antideslizantes en los accesos de cada torre.
- Recambio de antideslizante en rampa de acceso peatonal de portería.
- Reparación provisoria de techumbres para frente de mal tiempo.
- Reparación de luminarias de plaza central: apagón en plaza central que afectó a 12 postes.
- Reparación de fuga hidráulica subterránea en acceso a torre 12.
- Cambio de bomba sentina en sala de bombas, asegurando mayor reacción ante alguna eventualidad.
- Instalación de luminaria LED con sensor de movimiento en todas las salas de basura del condominio.
- Sanitización de estanques de agua potable.
- Mantención de portón de acceso vehicular, cámaras de seguridad y cerco eléctrico.
- Mantenimiento anual de sala de bombas: bombas, válvulas y sensores.
Título 3
Acerca de la elección del nuevo Comité de Administración
De acuerdo con la CIRCULAR No. 12, publicada el 29 de agosto de 2024, se comunicó la determinación del Comité de no continuar en funciones para el siguiente período. La misma circular definió los plazos correspondientes para la presentación de candidaturas y, de no existir, se determinará el próximo Comité de Administración mediante sorteo, en conformidad con lo estipulado en la Ley de Copropiedad.
Ante la no presentación de candidaturas, en la sesión informativa del martes 15 de octubre se levantará una última oportunidad para la presentación de candidaturas. Si durante la sesión no se presentan, se procederá con el agendamiento del sorteo y la determinación del período para la votación de aprobación o rechazo de la rendición presentada mediante los antecedentes del presente reporte.
De llevarse a cabo el sorteo, este se llevará a cabo de la siguiente manera:
- Se definirán 3 bolilleros:
- Uno para el número de torre.
- Uno para el número de piso.
- Uno para el último dígito de cada departamento.
- Durante el sorteo, se tomará al azar una bolilla de cada bolillero, la que determinará el número de departamento cuyo copropietario deberá conformar el Comité de Administración.
- Una vez seleccionada la unidad, se revisará de manera inmediata si el copropietario tiene la condición de "copropietario hábil", esto es, que se mantiene al día en el pago de sus gastos comunes.
- Si se mantiene al día, en segunda instancia se determinará si la persona seleccionada formó parte del Comité de Administración.
- Si no se mantiene al día, se procederá con la elección de una nueva unidad.
- Si en el punto anterior califica como copropietario hábil, se revisará si el copropietario seleccionado formó parte del Comité de Administración.
- Si fue anteriormente parte del Comité, la decisión de volver al cargo es voluntaria. De rechazar el resultado, se realizará la elección mediante bolillero nuevamente.
- Si no fue parte del Comité previamente, el copropietario resultará electo sin apelación, en conformidad con la Ley de Copropiedad vigente.
- Una vez seleccionada la unidad, cada bola vuelve a su bolillero y queda disponible para un nuevo sorteo.
Consideraciones finales
A continuación se expone información relevante y complementaria para el desarrollo de sesión informativa y la consulta por escrito.
1. Acta de asamblea anterior
Información relevante de acuerdos obtenidos en la última asamblea.
Se dará lectura de la presente acta al inicio de la sesión informativa.
2. Acerca de la tramitación posterior a la sesión informativa
¿Qué haremos para dar continuidad al proceso?
Desde la administración comunicaremos mediante Edipro y el presente portal vía COMUNICADOS la confirmación del agendamiento, las directrices para el período de votaciones, los resultados y los principales aspectos a considerar en el traspaso final del cargo.